手帳術

【2021年版ほぼ日手帳weeks】私流ビジネスでのスケジュール管理的使い方

この記事を読むのに必要な時間は約6分4秒です。

兼業主夫をしているKame(@rindark)です!

兼業主夫をするためには、鬼のようにスケジュール管理をする必要があるんですけど、それを実現してくれるアイテムの一つが、【ほぼ日手帳weeks】なんです。

前回、仕事用には、ほぼ日手帳weeksを使っていると書きました。仕事用のほぼ日手帳weeksは年度始まりの4月から記入できる「4月始まり版」を使っています。

今回は具体的にどんな風に書き込んでいるのかをご紹介していこうと思います。

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手帳をビジネスで使う時、ペンの色を意味付けする!

ペンは、フリクションの3色ボールペンで書き込むのが多いです。色は、の3色で色によって、意味をつけています。

なぜ、フリクションなのかというと、後ろのラバーでこすると消えるので、修正するのに便利だからです。

これで、仕事の内容が変更になっても、書き直せるので便利ですよ。

では、色別にはどんな意味があるのか軽く説明しておきます。

黒は、他の営業の担当の仕事のサポートや一般的な会社の行事などを書いています。

赤は、自分の担当のお客様の仕事を書くのに使っています。手帳が真っ赤なほど自分の売り上げがたくさんということになります。

青は、新規のお客様や、業者さんなどとの打ち合わせの予定になっています。打ち合わせの時は時間指定が多いので、時間も一緒に書き込みます。

ほぼ日手帳weeksの年間一覧表の使い方の例

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年間一覧表では、わたしの会社では、年末に次の年の一年間の休みなどが発表されるので、その時に、ここに一年間の予定がわかるものだけを書いていくことにしています。

だいたいの休みの感じがわかってくるので、その時には家庭用のほぼ日手帳オリジナルには家庭用の予定がみっちりと書いてあるので、その二つで齟齬がないか確認します。

もしもダブりそうなことがあったら、妻との相談事項になります。

基本土曜日も休みなのですが、青丸にしているところは、状況によって仕事日になる可能性がある日です。この日が休めない時もあるので、ここも注意事項として、家庭用のほぼ日手帳のオリジナルの方にも転記しておきます。

赤丸は会社が完全に休みになる日なので、その日を休めるように、その前後に仕事を割り振らないといけないとわかります。こちらの会社の休みの日も家庭用のほぼ日手帳のオリジナルの方に転記しちゃいます。

また、家庭の事情、たとえば子供の学校の行事などで、有給を取らないといけないところも、学校からの年間行事のプリントでわかっていて、家庭用のほぼ日手帳のオリジナルにはそれが書いてあるので、それと照らし合わせて、休まなくてはいけなさそうなところには印をつけておきます。

わたし的には年間一覧表は軽く使っていますね。あんまりギチギチ使うと、あとで予定が変更になる可能性もあるので、ゆるく予定を書き込んで置くようにしています。

もしかすると職業によっては、もっといい活用方法があるかもしれません。工夫次第で色々使える場所だと思います。

ほぼ日手帳weeksの月間カレンダー使い方の例

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月間カレンダーの写真にもあるように、予定が入ったらその会社名と軽くなんの予定かを書いています。

青は打ち合わせ赤は自分の担当のお客様への配達か、集金黒は、他の担当者の配達や集金のほか、その他の会社の予定に割り振りして書いています。

やはり自分の担当がわかりやすくないと、今月はあとどれくらい頑張らないと行けないかわかりにくいので、赤にしています。

なので、この月間カレンダーが真っ赤になっていないとやばいということがすぐにわかります。(笑)

今月が暇な月なのか、忙しい月なのかがこのページでよくわかるので、忙しい月の場合はここを眺めて、どう動くか考える資料にしています。

基本、自分の売り上げに関わるので、ここを眺めて真っ赤にすることを目指して営業をかけていきます。

ほぼ日手帳weeksの週間予定表の使い方例

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この手帳のメインがこの週間予定表です。

ここには、予定のお客様の名前のほか、配達の必要な商品名と数量を記入します。ここを見ながら、倉庫から品揃えして配達に向かうのが毎日の仕事の内容になっています。

前項でフリクションを使う理由がこのページにあります。一度書き込んでも配達する期日が変わってくることもあるので、フリクションだと消せるので、愛用していますね。

フリクションを使えば予定が変更になっても楽チンです。

集金もたまにあるので、集金金額も間違えないように、ここに記入していきます。集金も自分の担当は、、他の担当のものは、で書いておきます。

右側では、会社のスマホに直接注文の電話が入る時があるので、その電話の内容をささっとここにメモすることが多いです。また、その日あった覚えておきたい出来事やアイデアもここに書いておきます。

こちら側は自由になんでもかけるので、アイデア次第ではもっといい活用方法などもあるかもしれませんね。たとえば、売り上げ目標値などを書いて置いたりしてもいいかもしれません。

わたしの場合は新しい商品のアイデアをイラストで書いて置いてあとで製造部にそのアイデアを説明をする時に使ったりもします。

この手帳のいいところは、すべてこの週間予定表にあるのかなぁって思っています。

わたしの使い方では、左側の各お客様との予定と右側の情報とアイデアを使って、効率的に予定をこなしていけるようにわたしは構築していきます。

たとえば、同じ方面のお客さまの予定を同じ日にアポイントを取る時にまとめておいたり、あまりにも予定が詰まった場合は、予定を動かせるお客様に連絡して予定を変更してもらったりしています。

また、お客様への配達などは、明確に時間を決めていないことが多いです。

打ち合わせなどでは時間指定されることが多いのですが、配達はお客様の営業時間に行ければOKなので、その日の状況によって、いろいろと回る順番などを変えたりしています。

そうすることで、効率的に回る順番を決めやすいのでそうしています。

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ほぼ日手帳weeksでのメモ欄活用方法

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メモ欄は、お客様との打ち合わせ時に主に使っています。打ち合わせをしながら、必要事項をここにメモっていきます。ここでメモったことを、会社の製造部との打ち合わせに使います。

お客様の要望をこのメモからピックアップして、製造部に渡す資料作りに使います。

例として、どんな事を書くのかといえば、その打ち合わせで聞いた、必要項目や数量などを書いたり、お客様の要望がとりあえず見積もりなのか、サンプル作成まで必要なのかなどを全部メモります。

メモのコツとしては、日付と、どのお客様と打ち合わせをしたか名前を記入しておくことですね。

そうすることによって、どのお客様といつ打ち合わせをしたのがかわかって、あとで見返したり、週間予定表に転記するときに役に立ちます。

ぼぼ日手帳のWeeksをビジネスで使う時のまとめ

【ほぼ日手帳weeks】はわたしはこんな風に使っています。年間、月間、週間とそれぞれに役割を与えて、自分の予定の組みやすさと仕事が効率的に回るように、頭に入りやすくしています。

また、家庭用のほぼ日手帳オリジナルとも、リンクできるように、時々両方を照らし合せて、仕事と家庭の両方をうまく回せるようにしていますね。

みなさんも手帳を活用して、仕事や家庭をうまく回せるように工夫してみてくださいね。

では、またね〜。

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わたしが今使っているのはこれ!

ABOUT ME
Kameちゃん
Kameちゃん
●職業:主夫/営業マン(正社員) ●年齢:40代半ば ●居住地:東北地方 ●家族構成:妻・長女(高校生)・長男(中学生)・妻の母(要介護認定) ●ペット:猫3匹(全部オス)
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