【企業への初めてのメール書き方】就活に生かせる文章作成方法


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こんにちは、Kameちゃんです!

現在はわからないのですが、わたしは、メールの書き方って学校では習わなかった気がします。

特に企業間のメールのやり取りは手紙や普通のビジネス文書と違ったお作法があると思っています。わたしが普段実践しているメールの書き方をご紹介いたします。

目次

まずはメールの見本

とにかくまずは、見本を書いてみようと思います。見本を見た方が感じがつかめるかと思います。

【メール見本】
件名:お見積もりの件
本文:
●●株式会社御中
営業部 佐藤様
いつもお世話になっております。
ご依頼がありました、■■商品のお見積もりができましたので、PDFファイルを添付いたします。
ご依頼の中のオプションは、こちらからのサービスとさせていただいております。
なお、ご質問がございましたら、何なりとお問い合わせください。
以上、ご検討お願いいたします。

============================
〒000-1111 〇〇県〇〇市1丁目2−3
株式会社メールズ 本社営業部
担当:●●
TEL03-000-1111 FAX03-000-2222
E-mail:marumaru@mails.co.jp
HP:https://www.mails.co.jp
============================

見本の解説

最初に誰に宛てたメールかを明記します。その際は、御中や様を忘れずにつけてください。本文は簡潔に用件のみを書くようにしましょう。

また、添付ファイルを添付する際は、何の形式の添付ファイルなのかを書いた方が無難です。

文章の締めは、「よろしくお願いいたします。」とか、「ご検討お願いいたします。」などを書いて締めます。

そして、最後にメールソフトで、署名の設定をして自動的にあなたの所属や連絡先が記載されるように設定しておきましょう。

書き出し(始めの挨拶の文章)

まず悩むのがメールの書き出しではないでしょうか?どんな風に書いたら失礼にならないか。場面別での書き方の例をご紹介します。

初めてのメールの場合

「初めまして、株式会社〇〇の■■と申します。」
「△△さんにご紹介いただいた、株式会社〇〇の■■と申します。」

などでしょうか。

2度目からのメールの場合

「お世話になっております。」
「先日はありがとうございました。」

などがあります。

書き出しのまとめ

初めての場合は、やはり誰なのかを明記しましょう。もしかすると、メールアドレスをまだ登録していないかもしれないので、誰なのかを名乗っておかないと迷惑メールと勘違いされてしまうかもしれません。

2度目からは、状況に応じて、挨拶程度の文章を入れるとスムーズに本文に入れます。

本文の内容等

本文も簡潔になるべく用件だけ伝えるようにします。

ご依頼がありました、■■商品のお見積もりができましたので、PDFファイルを添付いたします。
ご依頼の中のオプションは、こちらからのサービスとさせていただいております。
なお、ご質問がございましたら、何なりとお問い合わせください。

上記の見本のようにわたしの場合は大抵のメールは3行程度の本文で済んでしまいます。込み入った内容は添付ファイルで書いたりしています。忙しい仕事の最中に長いメールを読むのは大変なので、簡潔に書くようにしています。

詳細な依頼内容は、Wardファイルとか、Excelファイル、PDFファイルで読んでもらうようにします。

締めの文章

締めの文章も簡潔に、しかも何をして欲しいのかをきちんと書いておきましょう。

「以上、ご確認ください。」
「以上、よろしくお願いいたします。」
「ご検討よろしくお願いいたします。」

など、メールでお願いしたいことを簡潔に書いて締めます。

署名の設定

メールソフトには署名を作っておく設定が必ずありますから、そこに定型文を設定しておきましょう。例文では、

============================
〒000-1111 〇〇県〇〇市1丁目2−3
株式会社メールズ 本社営業部
担当:●●
TEL03-000-1111 FAX03-000-2222
E-mail:marumaru@mails.co.jp
HP:https://www.mails.co.jp
============================

これに当たります。毎回メールを書くときにいちいち手打ちをしていたら時間がかかるので、署名などの項目で設定するところがメールソフトにはありますので、そこに自分のアドレスなどを書いて登録しておくと便利です。

まとめ

今回のメールの書き方はわたしのやり方です。もしかすると業種によって書き方が若干違う場合があるかもしれないので、そこは先輩のメールの書き方を見て勉強しましょう。

でも、これが大体の企業で使えるフォーマットになります。

では、またね。

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この記事を書いた人

●職業:主夫/営業マン(正社員)
●年齢:40代半ば
●居住地:東北地方
●家族構成:妻・長女(専門学生)・長男(高校生)・妻の母(要介護認定)
●ペット:猫3匹(全部オス)

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